Oppimisympäristö ei ole yksinkertainen tekninen ratkaisu, jonka voi vain ottaa osaksi toimintaa. Onnistunut oppimisympäristön käyttöönotto edellyttää muutoksen johtamista ja uusien työkalujen tuomista osaksi organisaation työnkulkua.
Tässä artikkelissa käsittelemme, miltä näyttää laadukas käyttöönoton prosessi.
1. Määritä selkeä roolit
Vanhan kansan mukaan hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Se toinen puolikas on helpompi saada valmiiksi, kun kaikki tietävät mitä tekevät. Siksi onkin hyvä varmistua jo oppimisympäristön käyttöönottoa harkitessa, kenellä on vastuu mistäkin osa-alueesta itse käyttöönoton yhteydessä – ja vielä sen jälkeen.
Kuka vastaa esimerkiksi sisällöntuotannosta, kuka kerää palautetta, entä miten seurataan oppimisen edistymistä ja analysoidaan alustan tuottamaa dataa? Miten käyttäjätuki on järjestetty – kuka kouluttaa uusia käyttäjiä, kuka vastaa kysymyksiin ja ratkoo ongelmia?
Mitä pienempi organisaatio on kyseessä, sitä todennäköisemmin yksi ihminen vastaa kokonaisuudesta – ja ainakin osa teknisestä käyttäjätuesta on ulkoistettu toimittajalle. Organisaation tulee arvioida omat resurssinsa realistisesti jotta oppimisympäristön käyttöönotto onnistuu.
2. Ota laajasti eri käyttäjäryhmiä mukaan
Vaikka oppimisympäristön käyttöönottoa koordinoisi yksittäinen HR-koordinaattori tai IT-osasto, koko organisaatio kannattaa tuoda mukaan prosessiin jollain tasolla. Tämä auttaa suunnittelemaan käyttöönoton paremmin ja huomioimaan kaikkien käyttäjäryhmien tarpeet.
Kerää ympärillesi laaja projektitiimi oppimisympäristön käyttöönottoa varten. Tee yhteistyötä eri osastojen kanssa ja ota mukaan eri alojen asiantuntijoita. Keskustele laajasti, kerää palautetta ja ymmärrä käyttäjien odotuksia.
Alustan käyttöönotossa tulee huomioida niin käyttäjät, opettajat, ohjaajat, sisällöntuottajat, pääkäyttäjät, hallinto kuin ulkoisetkin sidosryhmät. Mitä laajemmin pystyt keräämään palautetta ja kokemuksia, sitä paremman käyttäjäkokemuksen voit taata kaikille.
Vaikka itse tekninen toteutus jäisikin pienen osaston vastuulle, on tärkeää ymmärtää koko organisaation tarpeista ja erilaisia käyttökeissejä. Hyvä odotusten ymmärtäminen luo perustan onnistuneelle käyttöönotolle.
3. Viesti ja kouluta
Riittävä viestintä läpi käyttöönoton on tärkeää, ettei alusta jää vajaakäytölle. Tiedon puute, osaamisvajeet tai yksinkertaisesti muutosvastarinta voivat vaikeuttaa uusien työkalujen hyödyntämistä, etenkin alkuvaiheessa.
Vaisuksi jäävään oppimisympäristön käyttöönottoon on monia mahdollisia syitä. Yleisiin ongelmiin kannattaa valmistautua ja puuttua aktiivisesti.
Viesti jo hyvissä ajoin ennen käyttöönottoprojektia uudesta alustasta. Varmista, että kaikki käyttäjät tietävät alustan tulevan käyttöön ja ymmärtävät, miksi se on hankittu. Kun alustan potentiaali ja hyödyt ymmärretään, käyttöönottoprojektiin on helpompi sitoutua.
Tarjoa riittävästi ohjeita, oppaita ja koulutustilaisuuksia uusille käyttäjille. Älä myöskään unohda riittävää käyttäjätukea. Koulutusten järjestäminen käyttöönoton alussa ja ennen kaikkea käytön tukiresurssit myös myöhemmin ovat kriittinen osa hyvää käyttöönottoa.
Uuden työkalun käytön aloittaminen edellyttää uuden tiedon omaksumista ensimmäisinä viikkoina. Samanaikaisesti keskipitkällä aikavälillä ilmenee kysymyksiä, ongelmia ja tarvetta kertaamiselle. Lisäksi käyttäjät ovat heterogeeninen yleisö, jossa eri yksilöt oppivat hyvin eri lähtökohdista.
Usein alustan toimittajalla on parhaat edellytykset toteuttaa käyttökoulutuksia ja tarjota siihen resursseja. Ota koulutus ja sen työkalut puheeksi jo hankintaa toteutettaessa ja ole selvillä, miten paljon vastuuta toimittaja tulee ottamaan käyttöönoton aikana.
4. Integroi olemassa oleviin tietojärjestelmiin
Mikäli organisaatiossa on suuri määrä toisistaan irrallisia järjestelmiä, ne jäävät herkästi käyttämättä. Siiloutunut tiedonhallinta ei ole kenenkään etu. Se aiheuttaa ylimääräistä vaivaa ja aiheuttaa tyytymättömyyttä.
Tuo uusi alusta osaksi olemassa olevaa kokonaisuutta. Huolehdi, että toimittaja toteuttaa riittävät integraatiot eri tietojärjestelmien kanssa. Esimerkiksi oppimisalustalle kirjautumisen tulisi onnistua jo olemassa oleville käyttäjätunnuksilla, ja tiedonsiirron alustalta muihin järjestelmiin tulisi tapahtua automaattisesti.
Mitä paremmin alusta viestii muiden tietojärjestelmien kanssa, sitä parempi sen käyttäjäkokemus on.
5. Toteuta ensimmäinen koulutus
Kun alusta otetaan ensimmäistä kertaa käyttöön, kaiken sisällön ei tarvitse löytyä alustalta välittömästi. Usein on järkevää aloittaa uuden alustan käyttö rajallisella pilottiprojektilla. Kun ensimmäisellä toteutuskerralla ei ole liikaa uusia käyttäjiä, pilotointia on helpompi hallita. Koulutukseen tarvitaan vähemmän resursseja ja osallistujilta on helpompi kerätä etenkin laadullista palautetta.
Sisällöntuotanto ja ohjaaminen on iteratiivinen prosessi. Jokainen suorituskerta informoi toteuttajia ja joka kerta saatuja oppeja voidaan käyttää sisältöjen ja ohjauksen parannukseen. Ensimmäisen kerran ei tarvitse olla täydellinen. Aseta realistiset odotukset opetuksen laadulle ja dokumentoi selkeästi opetuksen aikana saatuja tietoja ja kokemuksia.
Käytä kuitenkin riittävästi aikaa verkko-opetuksen toteuttamiseen ja suunnitteluun. Huomioi, miten verkko opetuksen ympäristönä poikkeaa luokkahuoneesta. Vanhoja resursseja ja työtapoja ei välttämättä voida viedä sellaisenaan uuteen ympäristöön, vaan omaa opetusta tulee olla valmis soveltamaan uuteen tilanteeseen.
Valmistaudu siihen, että omaa ja muun organisaation asiantuntijuutta täytyy todennäköisesti päivittää. Kehitystarpeet on hyvä huomioida jo koulutusta ja perehdytyksiä suunnitellessa. Koulutustarpeet todennäköisesti kirkastuvat suorituskertojen myötä.
6. Seuraa ja dokumentoi
Opetus verkossa on iteratiivinen prosessi. Jokainen verkkototeutus tuottaa lisää tietoa, jonka perusteella opetusta voidaan kehittää. Tämä kehitys ei ole automaattista, vaan sille täytyy osata luoda selkeä työnkulku.
Organisaation täytyy osata määrittää riittävät tavoitteet ja onnistumisen mittarit. Mittarien tulee myös olla riittävän konkreettisia, jotta niiden perusteella voidaan tehdä hyviä päätöksiä. Esimerkiksi ajan säästäminen, tehokkuuden parantaminen tai parempi käyttäjäkokemus voivat olla hyviä suuntaviivoja, mutta liian avoimia tavoitteita.
Etenkin käyttöönottoprojektin aikana konkreettisia mittareita voivat esimerkiksi olla aikataulussa ja budjetissa pysyminen, koulutuksiin osallistuminen, uusien koulutusjaksojen käyttöaste tai opintojen suoritusten nopeus.
Lyhyellä aikavälillä analytiikka auttaa toteuttamaan kohdennettuja interventioita ja edesauttamaan käyttöönottoprojektin onnistumista. Projektijohto voi paikantaa ongelmia ja puutteista ja puuttua niihin ajoissa.
Jos koulutuksiin ei osallistuta odotetulla aktiivisuudella, johto voi alkaa selvittää mistä se johtuu – onko alustalla teknisiä ongelmia, onko sisällöistä viestitty vajavaisesti, tai eikö aikaa opiskeluun ole. Tai jos kurssit jäävät helposti kesken, kehitystiimi voi paremmin etsiä ongelmia toteutusten ja sisältöjen laadusta.
Oppimisympäristön käyttöönotto onnistuu Workseedin avulla
Oppimisympäristön käyttöönotto on monipuolinen kokonaisuus, jonka onnistuminen on kiinni monesta tekijästä. Projekti edellyttää riittäviä resursseja, oikeaa osaamista sekä toimivaa ja realistista suunnitelmaa.
Erityisen tärkeää onnistuneelle projektille on osaava ja sitoutunut projektitiimi. Oppimisympäristö ei ole vain tekninen hankinta, vaan sellaisen jalkauttaminen käyttäjille edellyttää monipuolista osaamista.
Siksi myös alustan toimittajan valinta on tärkeä osa projektin onnistumista. Toimittajan asiantuntijuus, projektiosaaminen, kokemus käyttöönotoista sekä koulutuksen tuki ovat kriittisiä resursseja onnistuneelle käyttöönotolle.
Workseedin prioriteetti on varmistaa, että uudet asiakkaat eivät jää ongelmineen yksin. Siksi Workseedin tiimi tarjoaakin käyttöönottoon kattavasti tukea ja ammattimaista apua alusta loppuun.
Esimerkiksi Merivaara arvosti Workseedin pedagogista kokemusta opetuksen suunnittelun ja kurssimateriaalien laatimisen kanssa. Teimme kokonaisvaltaista yhteistyötä Merivaaran koulutusohjelman kehittämiseksi – projektin toteutusaikataulusta ja tehokkuudesta tinkimättä. Voit tutustua koko asiakastarinaan täällä.
Laurea Ammattikorkeakoulu puolestaan otti Workseedin käyttöön lähes 2000 hoitoalan opiskelijalle. Projektin kokonaisuus oli laaja, koska alusta tuotiin suoraan käyttöön suurelle käyttäjämäärälle. Samalla projektin aikataulu oli kunnianhimoinen, koska alusta piti saada nopeasti käyttöön uutta lukukautta varten. Käyttöönottoprojekti koettiin erityisen onnistuneena – suurelta osin sitoutuneen toimittajan takia. Voit tutustua koko asiakastarinaan täällä.
Mikäli haluat tietää lisää oppimisympäristön käyttöönotosta tai kartoittaa oman organisaatiosi resursseja, voit varata demon täältä. Asiantuntijamme auttavat sinua suunnittelemaan käyttöönottoa ja kertovat mielellään lisää Workseedin projektinhallinnan osaamisesta.
