Työelämäohjaajan käyttöohjeet
Tervetuloa Workseedin tukisivustolle. Täältä löydät ohjeita ympäristön eri toimintojen käyttöön ja apua niiden tehokkaaseen hyödyntämiseen opetuksessa. Alempaa löydät vastauksia usein kysyttyihin kysymyksiin. Sivua päivitetään jatkuvasti meille tulleiden kysymysten ja ilmenneiden tarpeiden mukaan, joten jos et löytänyt hakemaasi niin ole yhteydessä.
Workseed on useiden ammattikorkeakoulujen käyttämä web-sovellus harjoittelujaksojen hallintaan. Sovellus on nykyaikainen tapa tehostaa harjoittelun ohjausta ja tiedonkulkua sekä parantaa opiskelijan ja koulutuksenjärjestäjän tietosuojaa. Sovellus korvaa mm. perinteiset arviointilomakkeet. Harjoitteluohjaajat käyttävät Workseediä internet-selaimella, joko tietokoneelle, tabletilla tai älypuhelimella.
Workseed on suunniteltu mahdollisimman yksinkertaiseksi harjoitteluohjaajille. Ohjaaja käyttää palvelua sähköpostiin lähetettyjen linkkien avulla. Linkin ja kertakäyttöisen varmennekoodin avulla saat opiskelijan arviointikirjan (tai mahdollisen muun harjoitteluun liittyvän tehtävän) auki.
Taataksemme turvallisen tietojen käsittelyn, sinulle toimitetaan kertakäyttöinen varmennekoodi arviointikirjan avauksen yhteydessä joko tekstiviestillä tai erillisellä sähköpostilla. Varmennekoodi estää, että pelkällä sähköpostilinkillä ei ole mahdollista avata arviointikirjaa. Varmennekoodi on henkilökohtainen, eli mikäli opiskelijalla on useita harjoitteluohjaajia, jokaiselle lähetetään oma koodi arviointikirjan avauksen yhteydessä.
Opiskelija tarvitsee sinulta seuraavat tiedot lisätäkseen sinut harjoitteluohjaajakseen Workseediin:
Nimi
Sähköpostiosoite
Matkapuhelinnumero
Nimesi tarvitaan arviointikirjan yleisiin tietoihin.
Virallinen työsähköpostiosoitteesi tarvitaan, jotta voit vastaanottaa opiskelijan arviointikirjan sähköpostilinkillä. Tieto on pakollinen.
Matkapuhelinnumeron avulla voit vastaanottaa varmennekoodin tekstiviestinä. Tieto ei ole pakollinen, mutta suositeltava. Mikäli sinulla ei ole henkilökohtaista matkapuhelinta käytettävissä, saat varmennekoodin erillisellä sähköpostiviestillä.
HUOM: Mikäli sähköpostiosoitteena käytetään vapaasti rekisteröitävää sähköpostiosoitetta (esim. Gmail), niin varmennekoodi toimitetaan ainoastaan tekstiviestillä. Tässä tapauksessa matkapuhelinnumero on pakollinen tieto.
Opiskelija tarvitsee sinulta seuraavat tiedot lisätäkseen sinut harjoitteluohjaajakseen Workseediin:
Nimi
Nimesi tarvitaan arviointikirjan yleisiin tietoihin.
Sähköpostiosoite
Virallinen työsähköpostiosoitteesi tarvitaan, jotta voit vastaanottaa opiskelijan arviointikirjan sähköpostilinkillä. Tieto on pakollinen.
Matkapuhelinnumero
Matkapuhelinnumeron avulla voit vastaanottaa varmennekoodin tekstiviestinä. Tieto ei ole pakollinen, mutta suositeltava. Mikäli sinulla ei ole henkilökohtaista matkapuhelinta käytettävissä, saat varmennekoodin erillisellä sähköpostiviestillä.
HUOM: Mikäli sähköpostiosoitteena käytetään vapaasti rekisteröitävää sähköpostiosoitetta (esim. Gmail), niin varmennekoodi toimitetaan ainoastaan tekstiviestillä. Tässä tapauksessa matkapuhelinnumero on pakollinen tieto.
Ohjaajana vastaanotat opiskelijan tekemän arviointikirjan sähköisesti. Workseed lähettää sinulle (ja mahdollisesti myös toiselle ohjaajalle) henkilökohtaisen sähköpostiviestin, joka sisältää painikkeen, jolla voi avata opiskelijan arviointikirjan. Painike on toiminnassa opiskelijan harjoittelun ajan. Huomioithan, että saamasi viestin edelleen lähettäminen on kielletty.
Saat viestin seuraavissa tilanteissa:
- Opiskelija aloittaa arviointikirjan laatimisen
- Opiskelija lähettää henkilökohtaiset osaamistavoitteensa sinun nähtäväksi ja kommentoitavaksi harjoittelujakson alussa (esimerkki alla).
- Opiskelija odottaa sinun tekemää väliarviointia (vapaaehtoinen)
- Opiskelija odottaa sinun tekemää loppuarviointia.
- Opettaja on kommentoinut opiskelijan tavoitteita
- Opettaja tai opiskelija on kirjoittanut Muistiinpanot –kohtaan
Napauttamalla Avaa tästä, sinulta kysytään varmennekoodi:
Tilaa koodi, syötä se kenttää ja napauta Vahvista. Arviointikirja avautuu muutaman sekunnin kuluessa.
HUOM: Koodi on voimassa 5 minuuttia. Mikäli se vanhenee ennen vahvistamista, voit tilata aina uuden.
Löydät arviointikirjasta opiskelijan kirjaamat henkilökohtaiset tavoitteet ja keinot niiden saavuttamiseksi yleisten osaamisalueiden mukaisesti ryhmiteltynä. Kommentti-napista voit esimerkiksi antaa palautetta ja pyytää tarkennuksia. Näet myös mitä palautetta opiskelijan opettaja on niihin kirjannut.
Osion loppuosassa on vapaa tekstikenttä muistiinpanoille. Voit esimerkiksi kirjoittaa toiveen loppuarvioinnin tavasta opettajalle.
HUOM:
- Syöttämäsi tiedot tallentuvat automaattisesti.
- Mikäli opiskelijalla on useita ohjaajia, näet muiden kirjaamat kommentit ja muistiinpanot. Kommentista näkyy, kuka sen on kirjoittanut ja milloin.
- Älä kirjaa tavoitteiden kommentteihin väliarviointia.
HUOM: Riippuen arviointikirjan toteutuksesta, se saattaa sisältää työajan seurannan.
Opiskelija raportoi Workseediin harjoittelutuntinsa vähintään kerran viikossa. Napauta Hyväksy, kun opiskelijan viikkotunnit on raportoitu. Varmistathan, että opiskelija on ehtinyt raportoimaan kaikki tuntinsa. Opiskelija ei voi hyväksynnän jälkeen enää niitä muokata. Mikäli teit hyväksynnän liian aikaisin, voit poistaa hyväksynnän napauttamalla ”roskakoria”.
Suosittelemme, että käyt hyväksymässä viikkotunnit Workseedissä 1-2 viikon välein.
HUOM: Riippuen arviointikirjan toteutuksesta, se saattaa sisältää väliarvioinnin. Ohjaajan tekemä väliarviointi Workseediin on vapaaehtoinen, mutta ehdottomasti suositeltava.
Opiskelijan tehtyä itsearvioinnin väliarviointina, sinulle lähetetään jälleen sähköpostiviesti, jolla saat arviointikirjan auki. Väliarviointi-osion ensimmäisessä palstassa on opiskelijan tekemät itsearvioinnit. Itsearviointi sisältää opiskelijan oman subjektiivisen osaamisen / kehittymisen arvioinnin. Kuvan esimerkissä käytössä asteikko: En osaa – Osaan erinomaisesti.
Arvioi kukin tavoite liukusäätimellä ja kirjaa perustelut. Kuvassa on hyväksytty/hylätty -portainen arviointiasteikko. Palstan lopussa on yleisarviointikenttä, johon voit kirjata vapaata palautetta ja havaintoja väliarviointivaiheessa:
HUOM:
- Syöttämäsi tiedot tallentuvat automaattisesti.
- Mikäli opiskelijalla on toinen ohjaaja, voitte laatia arvioinnin yhdessä.
VINKKI: Napauttamalla arviointikohteen nimeä, saat näkyviin kriteerit:
Harjoittelujakson päätyttyä suoritat loppuarvioinnin. Workseed muistuttaa sinua loppuarvioinnista heti, kun opiskelija on merkinnyt arviointikirjan omalta osaltaan tehdyksi. Arviointikirjan lopusta löydät Loppuarviointi-osion. Arvioi kukin tavoite jälleen käytössä olevalla liukusäätimellä sekä kirjaa perustelut. Palstan lopussa on yleisarviointikenttä, johon voit kirjata vapaata palautetta ja havaintoja loppuarviointivaiheessa.
Palstan lopussa on tekstikenttä, johon voit kirjata arvioinnin yleisellä tasolla ja tarvittaessa koota yhteen opiskelijan kehittämiskohteet.
Merkitse lopuksi arviointikirja arvioiduksi:
HUOM: Mikäli opiskelija ei ole merkinnyt arviointikirjaansa tehdyksi, painikkeessa lukee Tallenna. Voit pyytää opiskelijaa merkitsemään arviointikirja tehdyksi.
Mikäli opiskelijalla on useita ohjaajia, näytetään sinulle seuraava ilmoitus:
Lopuksi saat kiitoksen tekemästäsi arvioinnista!
Suosittelemme käyttämään Workseediä seuraavilla selaimilla:
- Google Chrome
- Mozilla Firefox
- Apple Safari
- Microsoft EDGE
Microsoft Internet Explorer -selaimen käyttöä tulee välttää, koska se on tekniikaltaan ja tietoturvaominaisuuksiltaan vanhentunut.
Harjoitteluohjaajan saama linkki opiskelijan arviointikirjaan vanhenee seuraavien ehtojen mukaisesti:
- kaksi viikkoa arviointikirjaan määritetyn määräajan lopusta TAI
- kaksi viikkoa viimeisestä arviointikirjaan tehdystä muutoksesta TAI
- kaksi viikkoa arviointikirjan valmiiksi merkitsemisestä
Jos et löytänyt apua tältä sivulta, ole yhteydessä support@workseed.fi