Yrityksen työntekijöilleen tarjoaman koulutuksen tulee olla linjassa strategian kanssa. Kun henkilöstöhallinnolla on selkeä ymmärrys siitä, mitä yritys haluaa koulutuksella saavuttaa, koulutustarjonta voidaan laatia tarkoituksenmukaisesti.
Koulutustarpeiden kartoitus edellyttää järjestelmällistä kartoittamista säännöllisesti. Kartoituksella koulutusvastaava voi ymmärtää osaamisen tilanteen ja kehitysalueet. Näin koulutustarjonta voidaan kohdentaa oikein ja itse koulutusohjelmaa voidaan kehittää oikeaan suuntaan.
Koulutustarpeiden kartoitus on suoritettavissa erilaisin työkaluin ja viitekehyksin. Tässä artikkelissa käsittelemme osaamisen kartoittamista perustuen organisaation keskeisiin osaamisiin.
Miksi koulutustarpeiden kartoitus on tarpeellinen
Osaamisperusteinen koulutustarpeiden kartoitus on gap-analyysi, jossa kartoitetaan osaamisen tosiasiallisen ja optimaalisen tilanteen välinen ero. Kun yrityksen tahtotilan ja todellisen tilanteen välinen ero ymmärretään, johtopäätösten perusteella voidaan laatia henkilöstöhallinnolle konkreettisia toimenpiteitä.
Avainosaamisiin perustuvalla kartoituksella on useita etuja henkilöstöhallinnon tukena:
Konkreettinen työkalu. Osaamisen puutteet ja tavoitteet on määriteltävissä hyvin konkreettisesti. Se antaa henkilöstöhallinnolle selkeät suuntaviivat toiminnan suunnittelemiseen ja osaamisten hallinnointiin. Kartoituksen perusteella on helppo alkaa suunnitella koulutusohjelmia. Avainosaamisia voidaan myös hallinnoida selkeästi sisäisten sertifikaattien ja osaamisohjelmien avulla.
Riippumattomuus ajasta. Kartoitus on toteutettavissa milloin vain. Se ei ole sidonnainen projektien elinkaariin tai tilikausiin. Sillä on mahdollista selvittää organisaation nykytilanne ja tarpeen mukaan korjata hallinnon prosesseja. Se sopii myös hyvin säännöllisesti toteutettavaksi, jolloin sen avulla voidaan seurata kehitystä vaikka vuosittain.
Sopii kaikenkokoisiin organisaatioihin. Osaamisiin perustuva kartoitus on hyvin joustava työkalu. Sen puitteissa voidaan toteuttaa selvityksiä, jotka sopivat niin mikroyritysten kuin suurten monikansallistenkin yritysten toimitapoihin.
Määrällinen kartoitus. Koulutustarpeiden kartoitus on mahdollisuus toteuttaa monin eri metodein, myös laadullisin tai sekametodein. Monia organisaatioita kuitenkin hyödyttää sen soveltuvuus määrällisille tutkimusmetodeille organisaatio- ja ryhmätasolla.
Koulutustarpeiden kartoitus ja sen vaiheet
Koulutustarpeiden kartoitus voi näyttää eri organisaatioissa hyvin erilaiselta. Joka organisaatiossa on kuitenkin tärkeää toteuttaa kartoitus suunnitelmallisesti ja tavoitteisiin perustuen, organisaation konteksti ja rajoitukset ymmärtäen.
Määritä avainosaamiset ja tavoitteet
Mikäli kartoitusta ei ole toteutettu aikaisemmin, sen ensimmäinen askel on avainosaamisten määrittäminen. Henkilöstöhallinnon tulee ymmärtää yrityksen tavoitteet ja laatia selkeät avainosaamiset, jotka ovat kriittisiä yrityksen jokapäiväiselle toiminnalle ja pitkän aikavälin kilpailukyvylle.
Monesti avainosaamisten kartoitus on oma analyyttinen prosessinsa, johon osallistuu laajasti organisaation sisäisiä sidosryhmiä ja henkilöstöhallinto. Monesti avainosaamiset kannattaa määrittää ja kartoittaa erikseen koko organisaation, eri osastojen sekä eri tehtävien tasolla. Tämä auttaa tuomaan konkretiaa osaamisiin ja auttaa ymmärtämään eri yleisöjen tarpeita.
Tärkeää on myös ymmärtää pitkän aikavälin tavoitteet, joihin yksittäisen kartoituksen tuloksia voidaan peilata. Tavoitteita kannattaa myös kehittää iteratiivisesti kartoitusten perusteella.
Koulutustarpeiden kartoituksen tasot
Itse koulutustarpeiden kartoitus voidaan myös toteuttaa eri organisaation tasoilla riippuen sen tavoitteista. Kartoitus voi tapahtua esimerkiksi seuraavilla tasoilla:
Organisaation taso. Kartoituksen tavoite voi olla muodostaa kokonaiskuva yritystason tilanteesta. Organisaation tasoinen kartoitus auttaa johtoa ymmärtämään kokonaisvaltaisesti yrityksen henkilöstön tilannetta ja laatimaan laajoja, koko koulutusohjelmaa kattavia kehitysprojekteja. Se voi olla tärkeä etenkin uutta koulutusohjelmaa laatiessa ja se kannattaa myös toteuttaa säännöllisesti. Suurissa organisaatioissa koko yrityksen tasoinen kartoitus voi kuitenkin olla työläs ja kallis toteuttaa.
Osaston tai tehtäväalueen taso. Koulutustarpeiden kartoitus voidaan kohdentaa tai kategorioida eri tehtäviin auttaa tuottamaan rikkaampaa dataa konkreettisista osaamisista. Se auttaa ymmärtämään onko osastojen välillä eroja ja miten tiettyjen tehtäväalueiden tarpeisiin voidaan vastata entistä paremmin.
Yksilöiden ja tehtävien taso. Koulutustarpeiden kartoitus on myös mahdollista toteuttaa yksittäisten työntekijöiden osaamisen ymmärtämiseksi. Tämän analyysin tason avulla voidaan ymmärtää kehitysalueita ja puuttua tuottavuuden vajeisiin tai ongelmiin. Se sopii myös henkilökohtaisten urasuunnittelun ja tuen avuksi. Organisaatiotasoisten koulutusohjelmien laatimiselle ja strategiselle päätöksenteolle sen arvo on kuitenkin rajallinen.
Koulutustarpeiden kartoituksen metodi ja tietolähteet
Osaamisiin perustuvan kartoituksen toteuttamiseen voi soveltaa monia erilaisia tiedonkeruun metodeja. Organisaation tarpeiden ja resurssien mukaan voidaan kerätä monipuolisesti dataa erilaisin tavoin. Yleisiä tietolähteitä ovat esimerkiksi:
Kehityskeskustelut. Monille organisaatioille kehityskeskustelut voivat olla luonnollinen tapa kerätä tietoa osaamisen nykytilanteesta. Samalla on mahdollista kerätä palautetta ja toiveita koulutusohjelmien sisältöihin liittyen. Kehityskeskusteluja järjestetään monesti joka tapauksessa, joten kartoituksen toteuttaminen niiden yhteydessä aiheuttaa vain vähän ylimääräistä vaivaa. Kehityskeskustelut ovat myös hyvin henkilökohtaisia, joten niiden perusteella voidaan kerätä helposti myös laadullista ja rikasta dataa ruohonjuuritasolta.
Kyselytutkimukset. Kyselyt ja palaute standardoiduilla lomakkeilla ovat myös tehokas tapa kerätä dataa. Lomakkeilla voidaan helposti kerätä tietoa organisaation tai osastojen tasolla. Niillä on myös helppoa kerätä sekä määrällistä että laadullista dataa, jota voidaan käyttää analyysin perusteena suuressakin organisaatiossa.
Focus group ja haastattelut. Yksilö- ja ryhmähaastattelujen perusteella voidaan kerätä rikasta laadullista dataa. Ryhmähaastatteluissa voidaan kerätä myös sosiaalista dataa ja hyödyntää ryhmädynamiikkaa. Toisaalta haastattelut voivat olla resurssi-intensiivinen tapa kerätä tietoa.
Havainnointi. Henkilöstöhallinto ja keskijohto voivat osallistua tiedon keruuseen dokumentoimalla omia havaintojaan muodollisesti. Usein eri osastojen työtä seuraavilla ja johtavilla tahoilla on näköalapaikka osaamisen tilanteeseen. Havainnoimalla voidaan tuottaa rikasta, usein laadullista dataa päätöksenteon tueksi. Sillä voidaan myös ohjata tiedonkeruun suunnittelua kartoitusta varten.
Organisaation tietokannat. Organisaation sisäiset tietojärjestelmät sisältävät hyödyllistä dataa, jota voidaan valjastaa koulutustarpeiden kartoituksen tueksi. Erilaisiin HR-järjestelmiin todennäköisesti on kertynyt tietoa käydyistä koulutuksista, kokemuksesta ja osaamisista. Mikäli yrityksellä on jo käytössään muodollinen koulutusohjelma, sähköinen oppimisympäristö tuottaa huomattavan määrän dataa käydyistä koulutuksista. Käytössä voi myös olla muodollinen sertifiointijärjestelmä, jolla muodollisia pätevyyksiä voidaan hallinnoida.
Ulkoiset tietolähteet. Yritykset voivat valjastaa omaan käyttöönsä myös ulkoisten tahojen, kuten tutkimuslaitosten, toimialajärjestöjen kauppakamarien tai muiden toimijoiden toteuttamia tutkimuksia ja raportteja. Etenkin pienet ja keskisuuret organisaatiot voivat tukea omaa analyysiään hakemalla valmista tietoa koko aloja koskevista osaamisen ja koulutuksen trendeistä.
Kartoitus ja toimeenpano
Kerätty tieto tulee koostaa toimeenpantavaksi raportiksi. Kartoituksen tuloksena tulee olla määritellyn organisaation osan tai tason osaamisten konkreettinen ymmärtäminen sekä tämän peilaaminen optimaaliseen tai johdon edellyttämään tilanteeseen.
Raportin perusteella voidaan laatia konkreettinen toimintasuunnitelma osaamistavoitteiden saavuttamiseksi sekä viitekehys tavoitteiden seurantaan. Tavoitteiden seuranta ja myös koko kartoituksen toteuttaminen uudestaan säännöllisin väliajoin on tärkeää pitkän aikavälin kehitykselle. Koulutusohjelmaa voidaan harvoin laatia kerralla pysyvästi toimivaksi, vaan sitäkin kannattaa kehittää vähitellen tilanteen muuttuessa.
Verkko-oppimisympäristö ja koulutustarpeiden kartoitus
Verkko-oppimisympäristö (LMS) on hyödyllinen työkalu osaamisiin perustuvan koulutuksen kokonaisuuden hallintaan. Toimiva LMS mahdollistaa paitsi opetussisältöjen laatimisen ja opetuksen toteuttamisen, myös opetuksen seurannan ja vaikutuksellisuuden arvioinnin. Se tuottaa määrällistä ja laadullista dataa oppijoiden aktiivisuudesta, käydyistä koulutuksista, alustan käyttöasteesta ja sisältöjen laadusta.
Workseed LMS on monipuolinen työelämälähtöiseen ja osaamisperusteiseen kouluttamiseen suunniteltu oppimisympäristö. Se sopii myös osaamisperusteiseen yrityskoulutukseen ja osaamisten hallinnan prosessien yksinkertaistamiseen.
Workseedin sisältöjen hallinta ja arviointi voi perustua osaamisiin. Yritys voi määrittää alustalla avainosaamiset ja kehittää opetussisällöt ja oppimisen tavoitteet näiden avainosaamisen ympärille. Koulutustarpeiden kartoituksen perusteella on helppo laatia käytännöllinen ja toteutettavissa oleva koulutusohjelma.
Workseed sisältää myös työkalut muodollisten osaamisten ja sertifikaattien tehokkaaseen ja keskitettyyn hallintaan. Sertifiointiohjelma auttaa paitsi tekemään osaamista läpinäkyväksi ja auttaa auditoinneissa, se on myös tärkeä työkalu jatkuvassa osaamisen kartoittamisessa osana päivittäistä yrityksen toimintaa.
Voit lukea osaamisten ja muodollisten pätevyyksien hallinnasta oppimisympäristöissä täällä.
Workseed mahdollistaa myös monien HR-prosessien automatisoinnin ja L&D-toimintojen keskittämisen yhdelle alustalle. Se keventää näin hallinnollista työtä ja säästää aikaa oleelliseen.
Mistä saan lisätietoa Workseed -ympäristöstä?
Mikäli olet kiinnostunut uuden oppimisympäristön hyödyntämisestä paremmassa osaamisen hallinnassa, oikean alustan valinta yrityksen tarpeisiin on kriittistä. Voit tutustua vinkkeihimme sopivan LMS-ympäristön valintaan blogissamme.
Mikäli puolestaan haluat tietää lisää Workseedin ominaisuuksista, voit varata myös demon. Asiantuntijamme auttavat sinua kartoittamaan, miten Workseed voi tehostaa koulutusta juuri sinun yrityksessäsi.
