Työntekijän perehdyttäminen, tuo usein tylsänä ja pakollisena pahana pidetty prosessi
Perehdytysprosessi pyritään hoitamaan usein mahdollisimman pikaisesti alta pois ja saamaan uuden työntekijän kädet mahdollisimman nopeasti saveen. Jos olet tosiaan samaa mieltä, että perehdyttäminen kuuluukin mennä juuri näin, kannattaisi miettiä ehkä uudestaan. Tässä kirjoituksessa avaan sinulle sitä, kuinka voit tehdä perehdyttämisestä firmasi kasvun kannalta yhden tärkeimmistä prosesseista.
Voit kuvitella sen tilanteen, kun taloon astuu uusi työntekijä, kenet palkattiin sen takia, että huutavaan tekijäpulaan tarvitaan lisää tekijöitä. Nyt kuitenkin työntekijää perehdyttämään pitää irrottaa jo valmiiksi kiireen täyttämässä tilanteessa tuottavan roolin osaaja. Ennestään ollut kiire pahenee tilapäisesti entisestään. Kokonaistuottavuus laskee ja vaihtoehtoiskulut alkavat juosta sillä samalla sekunnilla, kun perehdyttämään valittu työntekijä tiputtaa työhanskansa omasta työstään.
Siksi onkin hyvin helppo oikotie pyrkiä suorittamaan perehdytys mallia ”pikana” ja uusi tekijä mahdollisimman nopeasti täydentämään huutavaa tekijäpulaa. Olet kuitenkin varmasti kuullut mitä seuraa hosumalla tehdyistä kakaroista? Niinpä, sama pätee tässäkin.
Uudelle työntekijälle juotetaan paloletkusta tietotiivistettä ja hänestä tehdään uusi “osaaja” ennätysajassa – Vain kahdessa ja puolessa tunnissa. Tehokasta vai mitä? Ei ihme, että nykyään kysytään niin kovasti uusilta työntekijöiltä kykyä nopeaan oppimiseen.
Huono perehdytys maksaa jopa kahden vuoden palkan!*
Perehdytyksessä kyse on aina uusien asioiden oppimisesta. Käytetty aika uusien asioiden omaksumiseen yhdistettynä perehdyttäjän F2F-ajan (face-to-face, naamatusten käytettävän ajan) kalleuteen, on melko kinkkinen yhtälö ratkaistavaksi. Etenkin henkilöstökustannusten näkökulmasta. Sen vuoksi se hoidetaan valitettavan usein vasemmalla kädellä.
Vaikka rekrytoitava olisikin oikea, laiminlyömällä perehdytyksen sinulla on suuri mahdollisuus pilata koko rekrytointiprosessi. Tästä syystä sinun kannattaa ottaa perehdytys vakavammin kuin vain lainsäätäjän määräämänä pakollisena velvollisuutena.
Pahimmillaan heikon perehdyttämisen seuraukset voivat olla katastrofaaliset, mikä ilmenee
- Työturvallisuuden vaarantumisena
- Tehottomuutena työssä
- Työ koetaan liian vaativana, mikä johtaa työperäiseen stressiin
- Sairaslomien lisääntymisenä
- Työntekijöiden vaihtuvuuden liiallisena kasvuna
- Omiin kykyihin uskomisen murenemisena
Saat varmasti kiinni, että huono perehdyttäminen johtaa hyvin äkkiä kalliisiin seurauksiin. Työntekijä saattaa jopa lähteä koeajan päätyttyä, mikä vetää viemäristä alas kaikki rekrytointiin ja perehdyttämiseen käytetyt resurssit. Ja kuten varmasti tiedät, rekrytointi on Suomessa muutenkin jo tehty hyvin hankalaksi ja korkeariskiseksi yritykselle.
Kuinka perehdyttämisen voi sitten toteuttaa räjäyttämättä kustannuksia taivaisiin?
Perehdyttävän henkilön kallista F2F-aikaa voi olla lähes mahdoton lisätä ilman kustannusten samanaikaista lisäämistä, mutta entäpä jos siitä kalliista henkilökohtaisesta ajasta voisikin irrottaa kaiken sellaisen, mikä ei välttämättä vaadi juuri perehdyttäjän läsnäoloa?
Tuollaisia voisi olla esimerkiksi yrityksen tilojen ja tuotantotilojen esittely, yrityksen turvallisuuskäytäntöjen läpikäynti ja työhön vaadittavien työvälineiden sijainti varastossa. Nuo vievät äkkiä perehdyttäjän aikaa tarpeettomasti, mikä kertaantuu moninkertaisesti, kun perehdytetään esimerkiksi monilla teollisuudenaloilla useita kymmeniä tai jopa satoja huoltoseisokkeihin osallistuvia työntekijöitä.
Tällaisten asioiden irrottaminen perehdyttäjän henkilökohtaisesta ajasta on mahdollista. Ja vieläpä siten, että se tukee aidosti koko perehdytysprosessia.
Koko perehdytysprosessin voi automatisoida lähes täydellisesti nykyaikaiseen digitaaliseen koulutusalustaan
Miltä kuulostaa tilanne, jossa suurin osa perehdytyksestä on tehty kerralla kunnolla digitaaliseen oppimisympäristöön ja sen voi toistaa uudelleen ja uudelleen ilman kalliiden vaihtoehtoiskustannusten nousua ja kokonaistuottavuuden laskua?
Me Workseedillä olemme erikoistuneet auttamaan yrityksiä rakentamaan kokonaisia perehdytysprosesseja ja vastaamaan osaajapulan täydentämiseen nykyaikaisella pilvipohjaisella koulutusalustalla. Alustamme toimii kätevästi mobiilissa, jolloin perehdytysprosessi ja muut koulutussisällöt kulkevat uuden työntekijän mukana kuin käsikirjana, johon voi palata aina tarvittaessa uudestaan.
Digitalisoimalla perehdytysprosessin saavutat seuraavat hyödyt:
- Skaalautuvuuden – kustannukset eivät nouse entisen maailman tavoin, vaikka perehdytyksiä tehtäisi kymmeniä tai satoja
- Mitattavuuden – Pystyt mittaamaan ja seuraamaan jokaisen perehdytyksen etenemistä ja onnistumista. Saat kerättyä dataa perehdyttämisestä, minkä avulla voit parantaa perehdytysprosessia entisestään. Voit kohdentaa rajallisen F2F-ajan kaikkein olennaisimpaan.
- Prosessin automatisoinnin – Alustan älykkäät ilmoitukset huolehtivat, että perehdytettävä ei unohda asioita ja tukevat kouluttajan arkea.
- Yksilölliset oppimispolut – Perehdytettävä voi edetä omalla koulutuspolulla omaan tahtiin ja oikeassa järjestyksessä. Pääset käsiksi yksilöllisesti mitkä osa-alueet menevät perehdytettävältä hyvin ja mitkä vaativat erityishuomioita
- Nopean sertifioinnin – Voit luoda sertifikaatteja työntekijöille saavutetuista avainosaamisista
Huomioithan, että asiantuntijamme ovat aina tukenasi alustan käyttöönotossa ja sisällön muotoilussa. Voit esimerkiksi hankkia aluksi valmiin perehdytyskurssin sisältäen 360 virtuaalikierrokset yrityksen tuotantotilojen turvatekniikasta. Myöhemmin voit ylläpitää sisältöä selainpohjaisella työvälineellä, joka ei vaadi erityisosaamista.
Jos vielä hoidat perehdytyksiä vasemmalla kädellä vanhanaikaisesti ja haluat tehdä perehdyttämisestä uuden kilpailuedun itsellesi, varaa itsellesi demo. Näytämme, miten yrityksellenne luodaan perehdytysprosessi 60 minuutissa!
Tai jos oppimisalustan valinta on harkinnassa lähitulevaisuudessa, kannattaa lukea 10 kohdan vinkkilista digitaalisen oppimisympäristön valintaan.
Muistathan, että perehdytyksellä yksinään voit tehdä uudesta työntekijästä joko läpimurron tai flopin!
Kirjoittajana
Digitaalisen markkinoinnin asiantuntija
Sami Ahola
* Erinomaista lisätietoa perehdytyksen hyödyistä kertoo Anniina Eklund artikkelisssaan Onnistunut perehdytys sitouttaa.
