Merkittävä enemmistö kaikista työntekijöistä on niin sanottuja työpöydättömiä työntekijöitä – siis tekijöitä, joiden työtehtävää ei suoriteta kiinteältä henkilökohtaiselta työpisteeltä käsin. Esimerkiksi monet asiakaspalvelun tehtävät, kenttämyynti, rakennusala, teollisuus, hoitotyö ja kaupan ala sisältävät paljon liikkuvaa työtä.
Työpöydättömän tekijän perehdytys voi tuottaa haasteita, jos sitä ei suunnitella hyvin. Se voi myös monissa tilanteissa olla kallista ja epäkäytännöllistä – etenkin jos työvoiman vaihtuvuus on korkea.
Miten perehdytyksen voisi sitten tehdä paremmin – ja ehkä jopa edullisemmin? Tässä artikkelissa kerromme, miten joustava perehdytys verkossa voi olla paras vaihtoehto.
Miksi työpöydättömän tekijän perehdytys on haastavaa?
Hajautettu työ asettaa monia haasteita organisaatioille, joilla ei ole käytössään asianmukaisia työkaluja ja työnkulkua. Asioita tehdään monesti tehottomasti, kalliisti – tai sitten tärkeitä asioita ei välttämättä tehdä lainkaan.
Työntekijöitä ei saada samaan paikkaan. Kun työpisteitä ei ole, työtä saatetaan tehdä hyvin hajautetusti. Työtä saatetaan tehdä etänä, kentällä tai useissa eri toimipisteissä. Myös vuorotyö on yleistä. Koulutuksen logistiikka onkin suuri haaste – perehdytettäviä on vaikea saada yhtä aikaa samaan paikkaan. Perehdytystä joudutaan antamaan kasvotusten jopa yksittäisille työntekijöille.
Perehdytyksen prosessissa on päällekkäistä työtä. Kun perehdytystä on vaikea järjestää usealle työntekijälle samaan aikaan, samoja asioita joudutaan käymään läpi toistuvasti. Jokainen perehdytystilanne on pois kokeneempien työntekijöiden ja asiantuntijoiden tehokkaasta työajasta. Perehdytys johtaa helposti työn tehon laskuun.
Ei aikaa eikä paikkaa tutustua perehdytysmateriaaleihin. Harvalla työntekijällä on mahdollisuutta tutustua perehdytyksen materiaaleihin työpöydän ääressä tai edes tietokoneella omaan tahtiin. “Koulutuspäiviä” ei käytännössä voi varata kalenteriin, koska töihin pitäisi päästä kiinni.
Rajallinen viestintä ja tiedonsaanti. Perinteisessä perehdytyksessä joudutaan turvautumaan suulliseen viestintään. Työntekijälle ei jää dokumentaatiota perehdytyksen sisällöstä. Vaikeita asioita joudutaan kertaamaan. Muutoksia työtavoissa ja ajankohtaisia aiheita on vaikea viestiä uusille tekijöille.
Miten verkkoperehdytys vastaa hajautetun työn haasteisiin?
Digitaalisen oppimisympäristön (LMS) hyödyntäminen perehdyttämisessä on monella tapaa toimiva tapa kouluttaa työntekijöitä paremmin.
Verkko-opetus auttaa monesti säästämään resursseja lyhyellä aikavälillä, vähentää hallinnollista työtä, lisää L&D-prosessien läpinäkyvyyttä ja seurattavuutta sekä auttaa automatisoimaan monia prosesseja. Samalla koulutusta on mahdollista tarjota paremmin ja laajemmin, mikä voi parantaa työtyytyväisyyttä ja vähentää henkilöstön vaihtuvuutta.
Verkkoperehdytys sopii erinomaisesti juuri työpöydättömien työntekijöiden koulutukseen esimerkiksi seuraavista syistä.
Perehdytys on joustavaa. Perehdytyksellä ja muulle koulutukselle voi olla vaikea löytää omaa aikaa. Työpöydättömät tekijät tarvitsevat usein joustavuutta, niin aikataulujen kuin työtapojen suhteen. Verkko-opetus soveltuu tähän tilanteeseen hyvin, sillä perehdytyksen voi käydä omaan tahtiin ja myös mobiililaitteella.
Oppimateriaaleihin voi tutustua työn lomassa. Työntekijöillä on verkkoympäristössä jatkuva pääsy oppimateriaaleihin. Kun ongelmia ilmenee tai jotain unohtuu, yksityiskohtia voi käydä nopeasti kertaamassa vaikka työn lomassa.
Tietopohjaisia osia voi automatisoida. Esihenkilö ei verkkoperehdytystä käytettäessä joudu käyttämään aikaa rutiineihin. Työntekijä voi perehtyä oppimateriaaleihin omassa tahdissaan ja suorittaa aktiviteetteja. Kasvokkain tapahtuvassa perehdytyksessä voidaan keskittyä opitun tiedon soveltamiseen ja ongelmien ratkomiseen.
Seuranta on helpompaa. Kun työntekijät ja esihenkilö eivät tee päivästä päivään tiivistä yhteistyötä, perehdytyksen onnistumista voi olla vaikea ymmärtää. Verkko-alusta auttaa parantamaan myös itsenäisen oppimisen seurantaa ja kohdistamaan tukea niille tekijöille, jotka sitä tarvitsevat.
Perehdytyksen voi yksilöidä. Edes verkkosisältöjä ei tarvitse tarjota standardisoituna. Esimerkiksi Workseed LMS mahdollistaa yksilöllisten opintopolkujen laatimisen. Oppimisen tavoitteet ja osat on mahdollista laatia henkilökohtaisiksi ja myös perehdyttämistä on helpompi ohjata fokus työntekijässä. Tämä on omiaan parantamaan perehdytyksen laatua ja työyhteisöä.
Miten aloitan verkkoperehdytyksen omassa yrityksessäni?
Workseed on joustava yrityskoulutuksen työkalu, joka vastaa hajautettujen organisaatioiden ja työpöydättömien tekijöiden perehdytyksen haasteisiin. Se on helppokäyttöinen ja mobiiliresponsiivinen alusta, joka tekee perehdytyksestä joustavaa ja kustannustehokasta.
Workseed on jo käytössä lukuisissa yrityksissä niin kaupan alalla, teollisuudessa kuin palvelualallakin. Se auttaa monenlaisia yrityksiä tehostamaan perehdytyksen ja koulutuksen prosesseja toiminnassaan.
Esimerkiksi kaupan alan henkilöstövälitystoimija Joblink on löytänyt Workseedistä ratkaisun monipuolisen perehdytysten ja koulutusten kokonaisuuden hallintaan. Se tehostaa monella tapaa sisältöjen hallintaa, eri sidosryhmien välistä yhteistyötä sekä lukuisten työntekijöiden etenemisen seurantaa. Voit tutustua koko asiakastarinaan täälllä.
Mikäli haluat tietää alustan ominaisuuksista lisää, voit myös varata demon. Asiantuntijamme auttavat sinua hahmottamaan organisaatiosi koulutusprosesseja ja kartoittamaan sitä tehostavia ratkaisuja.
