Osaamisten hallinta ja saavutetun osaamisen osoittamiseen laaditut todistukset ovat useiden keskisuurten ja suurten yritysten arkea. Osaamisten hallinta on tärkeä HR-toiminto. Toisaalta osaamisten ja todistusten ylläpitämisestä ja hallinnoinnista saattaa muodostua yllättävän työlästä.
Edes 2020-luvulla ei ole itsestäänselvyys, että todistuksia ja osaamismerkkejä hallinnoidaan asianmukaisesti. Parhaassakin tapauksessa tietoja pätevyyksistä ylläpidetään käsin HR-järjestelmässä. Pahimmillaan ne löytyvät laskentataulukosta hallintopäällikön tietokoneella.
Osaamisten, todistusten ja koulutustodistusten hallintaan saattaa kuitenkin sopia paremmin digitaalinen oppimisympäristö.
Tässä artikkelissa kerromme miten.
Miksi osaamisten hallinta kannattaa sähköistää?
Tarkoituksenmukainen oppimisalusta on aina parempi ratkaisu hallinnolle kuin vino pino Excel-tiedostoja HR:n sähköpostissa. Paremmalla tiedonhallinnalla organisaatio saavuttaa ainakin seuraavat hyödyt:
Koulutuksen tasainen laatu. Kun yrityksen toiminta laajenee, koulutuksiin ja perehdyttämiseen täytyy tuoda standardisoituja prosesseja. Kun koulutuksia tarjotaan aina samalla tavalla, niiden hallinnointi talon sisällä on helpompaa.Tasaisen laadukas perehdytys on tärkeä osa yrityksen uskottavuutta ja imagoa – vaihteleva laatu ja improvisoidut koulutukset nakertavat helposti työnantajakuvalta pohjan.
Osaamisen läpinäkyvyys. Organisaatiossa olevan osaamisen osoittaminen ei ole vain hyödyllisen arjen avain. Monesti se on myös lainsäädännöllinen pakko. Monia saavutettuja taitoja ja käytyjä perehdytyksiä – kuten esimerkiksi hygieniaan ja turvallisuuteen liittyvä osaaminen – pitää kyetä osoittamaan sisäisissä tai ulkoisissa auditoinneissa. Osaamisen asianmukainen hallinta helpottaa raportointia ja tekee perehdytyksestä läpinäkyvää.
Johdon parempi tilannekuva ja toiminnan kehittäminen. Aina perehdyttämisen tavoite ei ole tarjota lain vaatimaa minimikoulutusta tai saada uusia työntekijöitä mahdollisimman nopeasti töihin. Kun koulutuksella halutaan aidosti tuottaa arvoa ja luoda uutta osaamista, tiedon hallinnointi auttaa HR-osastoa tunnistamaan henkilöstön vahvuuksia ja kehitysalueita, ja kohdistamaan koulutuksen resurssit näiden mukaan.
Henkilöstön sitouttaminen. Mahdollisuus kouluttautua ja oppia työssä uutta motivoi tutkitusti henkilöstöä. Hyvin hallinnoitu jatkuva koulutus on merkittävä osa yrityksen työnantajakuvaa. Se auttaa sekä uusien työntekijöiden rekrytointia että sitouttaa vanhoja työntekijöitä.
Miten osaamisten hallinta tehostuu Workseedillä
Workseed on kattava digitaalinen oppimisympäristö, joka on luotu myös yrityskoulutuksia, perehdytystä ja yritysten verkko-opetustarjontaa silmällä pitäen. Tärkeä ominaisuus yrityksille on saavutettujen osaamisten ja käytyjen koulutusten hallinta automaattisesti suoraan alustalla.
Osaamisten hallinnointi Workseedissä tuo yritykselle seuraavat hyödyt:
Tiedonhallinta yhdessä paikassa. Kaikki perehdytyksiin ja osaamisiin liittyvä tieto löytyy yhdestä paikasta, johon kaikilla asianosaisilla on pääsy. Tiedonhallintaan ei muodostu pullonkauloja, kun tiedot eivät ole vain yhdessä laskentataulukossa yhdellä koneella. Todistukset on tallennettu käytännöllisesti ja henkilötiedon lainsäädäntöä noudattaen.
Läpinäkyvä ja selkeä tiedonhallinta. Tieto on helposti löydettävissä tarvittaessa. Johto ja työntekijät itse voivat seurata todistuksia ja osaamisia vaikka omilta laitteilta. Tiedot on helposti saatavissa tarkastuksia varten. Henkilöstöön liittyvä päätöksenteko on läpinäkyvää, kun osaamisia voidaan seurata objektiivisesti.
Tiedonhallinnan automatisointi. HR-järjestelmässä (tai jopa taulukkolaskennassa) tapahtuva osaamisten ylläpito edellyttää edelleen paljon manuaalista työtä ja kalenterin aktiivista käyttöä. Workseed ylläpitää todistuksia automaattisesti käytyjen kurssien perusteella. Hallinnollinen työ vähenee, samoin inhimilliset virheet tiedonsyötössä.
Ei katkoksia muodollisiin pätevyyksiin. Alusta pitää automaattisesti kirjaa kurssien ja pätevyyksien voimassaolosta ja lähettää muistutukset hyvissä ajoin. Samalla työntekijälle voidaan toimittaa pääsy vaadittavaan kurssiin tai muuhun opetusmateriaaliin, jolla todistus pidetään tarvittaessa voimassa. Hallinnollinen työ kevenee eikä pätevyyksiin tule katkoksia.
Brändin mukaiset automaattiset todistukset. Sisällöntuottajat voivat laatia alustalle todistuspohjan, joka on kustomoitu organisaation brändin mukaiseksi. Kun todistus on käytössä, kurssin hyväksytysti loppuun käyneet opiskelijat voivat ladata käyttöönsä pdf-muotoiset kurssitodistuksen, jota voi hyödyntää osana omaa portfoliota. Kurssitodistus toimii myös motivoivana tekijänä, koska opiskelijalle jää konkreettinen tosite käydystä opintokokonaisuudesta.
Malli ladattavasta kurssitodistuksesta. Todistus voidaan ladata automaattisesti käydyn kurssin jälkeen, ja se on kustomoitavissa organisaation tarpeisiin.
Miten tehostan osaamisten hallintaa omassa organisaatiossani?
Workseed on täysiverinen LMS työelämälähtöiseen oppimiseen. Se on jo käytössä monissa yrityksissä eri toimialoilla, kuten teollisuudessa sekä kaupan, hallinnon ja ravintola-alalla.
Sillä onkin vahva sovellusalue yritysten HR-tarpeissa aina uusien tekijöiden perehdyttämisestä tuotekoulutuksiin. Voit lukea täältä lisää Merivaaran kokemuksista Workseed -oppimisalustan hyödyntämisessä tuotekoulutusten tarjoamisessa sekä jälleenmyyjien perehdyttämisessä.
Mikäli haluat kehittää koulutuksen ja pätevyyksien hallintaa omassa yrityksessäsi, voit myös varata tapaamisen asiantuntijoidemme kanssa. Me esittelemme alustan tuomat edut ja autamme kartoittamaan juuri sinun yrityksesi koulutustarpeet.
