Miten verkkokoulutuksen vaikuttavuus voidaan todentaa läpinäkyvästi?
Perehdytykseen ja koulutukseen sijoitettu raha maksaa itsensä moninkertaisena takaisin. Olet varmasti kuullut väitteen monta kertaa aikaisemmin. Niin kertoo esimerkiksi Työterveyslaitos – ja niin olemme muuten sanoneet mekin.
Mahdollisuus kehittyä ja oppia uutta on tutkitusti keskeinen osa työviihtyvyyttä, joka vaikuttaa niin työn tehoon kuin henkilöstön vaihtuvuuteenkin.
Hyvä koulutusohjelma voikin olla erinomainen sijoitus pitkän aikavälin kannattavuuteen.
Millä mittareilla verkkokoulutuksen vaikuttavuus arvioidaan?
Eri organisaatioissa koulutuksen tarpeet ja prioriteetit voivat näyttää erilaiselta. Ei ole olemassa täysin yleismaallisia suuntaviivoja, joiden perusteella koulutuksen “arvo” voitaisiin mitata – ainakaan rahassa.
Siksi verkkokoulutuksen vaikuttavuus voidaan arvioida eri yrityksissä eri tavoin. Ensiksi täytyy ymmärtää organisaation prioriteetit ja toimitavat. Kun ymmärretään mihin pyritään, voidaan määrittää itselle tärkeät mittarit seurattaviksi.
Verkkokoulutuksen vaikuttavuus on haastava todentaa, koska se maksaa itsensä takaisin epäsuorasti. Se ei siis sinällään tuota organisaatiolle rahaa, mutta se on avaintekijä, joka vaikuttaa moneen muuhun tuottavuuden mittariin. Koulutus verkossa voi sinällään tuoda säästöjä, mutta myös parantaa henkilöstön tehokkuutta, tuoda uutta osaamista tai parantaa hyvinvointia.
Ole siis perillä, mitä mittaat. Pääsääntöisesti verkkokoulutuksen vaikuttavuus voidaan todentaa mittareilla, jotka jaetaan laajasti kolmeen kategoriaan:
Verkkokoulutuksen tuomat suorat kustannussäästöt. Verkkokoulutus tai hybridikoulutus sinällään on yleensä tehokkaampi tapa kouluttaa henkilökuntaa kuin täysin “perinteinen” kouluttaminen. Tämä voi liittyä opetusmoduulien automatisointiin, tehokkuuden paranemiseen tai hallinnollisen työn vähentämiseen.
Verkkokoulutuksen vaikuttavuus voidaan mitata esimerkiksi perehdytykseen tai hallintoon käytetyn työajan tai palkkakulujen vähenemisen avulla, suoritettujen opetusmoduulien määrän muutoksella, kehityksellä henkilöstön vaihtuvuudessa, muutoksilla perehdytyksen kestossa, tai vaikka muutoksilla erilaisissa työn tehoa arvioivissa mittareissa.
Henkilöstön tyytyväisyys. Kustannussäästöjä epäsuorempi mutta usein pitkällä aikavälillä arvokkaampi mittari on henkilöstön viihtyvyys ja asenne työpaikkaa kohtaan. Tyytyväisyyden mittaamiseksi tarvitaan usein enemmän laadullisia työkaluja, kuten haastatteluja ja kehityskeskusteluja. Mittaaminen voi olla työläämpää toteuttaa, mutta se antaa toisaalta rikkaampaa ymmärrystä työyhteisön arjesta.
Suuremmassa organisaatiossa muutokset henkilöstön vaihtuvuudessa sekä rekrytointien kokonaiskuluissa voivat olla hyviä määrällisiä mittareita. Usein myös erilaiset palautelomakkeet, puoliviralliset kyselyt sekä havainnointi voivat olla hyödyllisiä tapoja kerätä tietoa.
Osaamisvajeen korjaaminen. Oppimiseen sitoutunut organisaatio ei koe koulutusta lakisääteisenä pakkona, vaan pyrkii aktiivisesti kartoittamaan osaamistarpeita ja olemassa olevaa asiantuntemusta. Koulutus on osa strategiaa, ja sillä pyritään säilyttämään kilpailukyky.
Osaamisvajeeseen vastataan systemaattisella osaamisen analysoinnilla, jossa määritetään järjestelmällisesti organisaation tarvitsemaa ydinosaamista, mitä osaamista organisaatiossa jo on, ja mitä osaamista puuttuu. Koulutusvastaava voi kartoittaa koulutusohjelman vaikuttavuutta tekemällä osaamisanalyysejä määräajoin ja seuraamalla sen kehitystä.
Oppimisympäristö tuo läpinäkyvyyttä budjettiin
Tarkoituksenmukaisen tiedon kerääminen, jolla verkkokoulutuksen vaikuttavuus mitataan, ei ole helppoa. Se edellyttää usein aikaa ja resursseja esimerkiksi henkilöstöhallinnon, L&D:n tai taloushallinnon asiantuntijoilta.
Digitaalinen oppimisympäristö on erinomainen resurssi päätöksenteon avuksi. Verkkokoulutus tuottaa paljon sellaista määrällistä ja laadullista dataa, jonka avulla johto voi ymmärtää henkilöstön tilannetta ja sen kehittämiseen sijoitettujen resurssien vaikutusta.
Oppimisympäristö voi auttaa tuottamaan ainakin seuraavanlaista dataa:
Alustan käyttöaste. Siinä missä kasvotusten ja luokassa järjestetyn perehdytyksen osallistujien aktiivisuutta on vaikea seurata, oppimisympäristössä käyttöasteen ymmärtäminen on helppoa. Koulutusvastaava näkee helposti mitä aktiviteetteja on tehty ja mitä on aloittamatta, mitä oppimateriaaleja on käsitelty, miten monta kertaa tehtäviä on yritetty tai miten paljon aikaa oppijat ovat käyttäneet. Johto näkee välittömästi, miten hyvin alusta on otettu käyttöön ja missä on parannettavaa.
Koulutuksen vaikuttavuus. Digitaalinen alusta mahdollistaa helpon oppimisen etenemisen seurannan yksilöiden ja ryhmien tasolla. Samalla HR voi seurata, mitkä osa-alueet ovat osoittautuneet haastaviksi ja miten materiaalien kehittäminen vaikuttaa opintoihin. Tällä tavalla voidaan helposti arvioida oppimateriaalien laatua ja kehitystarpeita, sekä arvioida muutosten vaikutusta.
Osaaminen ja osaamisvaje. Pitkällä aikavälillä ajatteleva yritys hyödyntää koulutusohjelmaansa henkilöstöresurssien jatkuvaan kehittämiseen. Alustalla on helppo määritellä yritykselle tärkeä konkreettiset osaamisalueet sekä luoda näiden hallinnoimiseksi sertifiointijärjestelmä. Tällä tavoin HR saa selkeän kuvan siitä, mitä koulutustarpeita organisaatiossa on, mihin allokoida resursseja ja mitä opiskelumoduuleja henkilöstö on käynyt.
Työn tehon arviointi. Digitaaliset alustat tuottavat reaaliaikaista ja tarkkaa dataa alustan käytöstä. Tätä tietoa voidaan käyttää myös aikataulujen seuraamiseen ja työn tehokkuuden mittaamiseen laajemmin.
Henkilöstön tyytyväisyys. Työntekijöiden viihtyvyyttä voidaan ymmärtää toki myös epäsuorasti työn tehon ja vaihtuvuuden kautta, mutta myös erilaiset palautekyselyt ovat tärkeä osa viihtyvyyden mittaamista. Digitaaliset alustat mahdollistavat standardisoitujen palautekyselyjen helpon käyttämisen ja tulosten tiivistämisen helposti ymmärrettävään muotoon.
Muutokset mittareissa. Mitään yllä olevista mittareista ei voida ymmärtää ilman kontekstia. Mikään numero tai kyselytulos ei sellaisenaan kerro mitään oleellista, vaan kaikki analyysit on asetettava kontekstiin ja verrattava johonkin. Digitaalinen alusta mahdollistaa säännöllisen mittaamisen ja tulosten kehityksen arvioinnin esimerkiksi kuukausittain, vuosineljänneksittäin, tai vuosittain. Verkkokoulutuksen vaikuttavuus mitataan parhaiten pitkän ajan kuluessa.
Haluatko kehittää oman yrityksesi koulutusta tietoon perustuen?
Workseed LMS on työelämälähtöisen koulutuksen tarpeisiin kehitetty oppimisympäristö. Se sisältää tarvittavat työkalut joustavaan perehdytykseen ja yritysten koulutusohjelmien hallinnointiin – eikä yhtään mitään ylimääräistä.
Monet yritykset ovat tehostaneet perehdytystään ja työssä oppimistaan Workseed -alustalla usealla alalla, kuten teollisuudessa, palveluissa, hallinnossa ja ravintoloissa. Esimerkiksi Merivaara hyödyntää alustaa jälleenmyyjien koulutukseen, kun taas Jungle Juice Bar perehdyttää uudet Juice Masterinsa alustalla.
Mikäli haluat tietää alustan ominaisuuksista ja mahdollisuuksista lisää, voit varata demon täällä. Asiantuntijamme voivat auttaa sinua kartoittamaan koulutustarpeitasi ja ehdottaa ideoita parempaan henkilöstöhallinnon tietojohtamiseen.
