Näin laadit toimivan perehdytyssuunnitelman + mallipohja

Hyvin toteutettu perehdytys auttaa uutta työntekijää pääsemään sujuvasti alkuun, ymmärtämään oman työnsä merkityksen ja toimimaan turvallisesti työpaikalla. 

Suunnitelmallinen perehdytys on erinomainen tapa antaa uudelle työntekijälle hyvät edellytykset menestyä työssään. Olemme kirjoittaneet järjestelmällisen perehdytyksen hyödyistä myös täällä. 

Järjestelmälliseen perehdytykseen kuuluu standardoitu prosessi ja selkeä suunnitelma. Ne auttavat pitämään perehdytyksen laadun tasaisena ja vähentävät perehdyttävien esihenkilöiden tekemää työtä. Standardoidun perehdytyksen osia on myös helpompi automatisoida. 

Tässä artikkelissa käydään läpi, mitä perehdytyssuunnitelmaan kannattaa sisällyttää ja miten suunnitelmasta voi tehdä oman organisaation tarpeisiin sopivan. 

Löydät tästä artikkelista myös mallipohjan, joka voi auttaa sinua luomaan perehdytyssuunnitelman yritykselle, yhdistykselle, oppilaitokselle tai vaikka projektiorganisaatiolle. 

Täältä löydät mallipohjan.

Mikä on perehdytyssuunnitelma?

 
Perehdytyssuunnitelma on etukäteen laadittu kokonaisuus, joka auttaa varmistamaan, että uusi työntekijä saa työn aloittamiseen tarvittavat tiedot, ohjeet ja tuen.

Suunnitelman ei tarvitse olla pitkä asiakirja. Tärkeintä on, että se on käytännöllinen ja ajantasainen. Ytimekästä suunnitelmaa on päinvastoin helppo käyttää muokata eri tilanteisiin.

Suunnitelma voi kattaa esimerkiksi:

• organisaation toiminnan ja toimintatavat
• työntekijän tehtävät, vastuut ja tavoitteet
• työajat, työvälineet ja työpaikan käytännöt
• turvallisen työskentelyn
• työyhteisön viestintäkanavat
• tietosuojan ja salassapidon
• osaamisen kehittymisen ja perehdytyksen seurannan.

Suunnitelmaan ei myöskään tarvitse kuulua itse perehdytyksen aineistoa tai oppimateriaaleja. Suunnitelmasta tulee käydä ensisijaisesti ilmi mitä perehdytetään, miten, ja kuka siitä vastaan. 

Perehdytys on työnantajan vastuulla

 
Työturvallisuuslaki velvoittaa työnantajaa perehdyttämään työntekijän riittävästi muun muassa työhön, työolosuhteisiin, työvälineisiin ja turvallisiin työtapoihin. Perehdytys on tarpeen erityisesti uuden työn tai tehtävän alkaessa, työtehtävien muuttuessa sekä uusia työvälineitä tai työmenetelmiä käyttöön otettaessa.

Työturvallisuuskeskus kuvaa perehdyttämisen ja työnopastuksen ennakoivaksi turvallisuustoiminnaksi. Perehdyttämisessä työntekijä tutustuu työpaikkaan, työyhteisöön ja työn tavoitteisiin. Työnopastuksessa varmistetaan, että hän hallitsee varsinaisen työtehtävän, työvälineet ja myös häiriö- ja poikkeustilanteissa toimimisen.

Vaikka käytännön perehdytyksen toteuttaa nimetty perehdyttäjä tai työkaveri, vastuu perehdytyksen järjestämisestä ja osaamisen varmistamisesta säilyy esihenkilöllä.

Perehdytys koskee kaikkia työnsä aloittavia. Perehdytystä tarvitsevat vakituisten ja määräaikaisten työntekijöiden lisäksi osa-aikaiset ja kausityöntekijät, harjoittelijat ja vuokratyöntekijät. Myös uusiin tehtäviin tai pitkältä poissaololta palaavat tekijät tulee perehdyttää. 

Perehdytyksen laajuus voi vaihdella henkilön kokemuksen, koulutuksen, työtehtävän, työsuhteen keston ja työympäristön mukaan. 

Mitä perehdytyssuunnitelmaan kuuluu?

1. Perustiedot ja perehdytyksen tavoitteet

 
Suunnitelman alkuun kannattaa kirjata perustiedot:

• organisaation nimi ja yhteystiedot
• työpaikka tai toimipiste
• perehdytettävän nimi ja tehtävänimike
• esihenkilö
• nimetty perehdyttäjä
• perehdytyksen aloitus- ja päättymispäivä
• mahdollinen koeaika
• työn aloitukseen liittyvät tavoitteet.

Lisäksi on hyödyllistä kuvata, mitä työntekijän tulisi osata perehdytyksen jälkeen. Tavoite voi olla esimerkiksi: Perehdytyksen jälkeen työntekijä tuntee työpaikan keskeiset toimintatavat, osaa toimia turvallisesti omassa tehtävässään, tietää keneltä pyytää apua ja pystyy hoitamaan tärkeimmät työtehtävänsä ohjattuna.

2. Organisaatio, toiminta ja asiakkaat

 
Uuden työntekijän on helpompi ymmärtää oma työnsä, kun hän tietää, millaiseen kokonaisuuteen se liittyy.

Tässä osiossa voidaan käsitellä:

• yrityksen tai organisaation toiminta-ajatus
• tuotteet ja palvelut
• asiakkaat ja heidän tarpeensa
• organisaation arvot
• keskeiset yhteistyökumppanit
• kilpailu- tai toimintaympäristö
• organisaatiorakenne ja eri toimipisteet
• keskeiset henkilöt ja yhteyshenkilöt
• työpaikan sijainti ja kulkureitit
• kulunvalvonta ja avaimet
• oma työpiste
• työvälineet ja niiden säilytys

3. Työyhteisön toimintatavat ja kulttuuri

 
Perehdytyksessä kannattaa tehdä näkyväksi myös sellaisia toimintatapoja, jotka muuten opitaan hitaasti tai epävirallisesti.

Käsiteltäviä asioita voivat olla:

• millaista käyttäytymistä työpaikalla odotetaan
• miten työyhteisössä viestitään
• miten palautetta annetaan ja vastaanotetaan
• miten ongelmatilanteissa toimitaan
• miten palavereihin osallistutaan
• miten työpaikalla huomioidaan erilaiset kielet, kulttuurit ja työskentelytavat
• miten työpaikan yhteisiä tiloja käytetään
• millaisia sääntöjä liittyy puhelimen ja sosiaalisen median käyttöön.
• sisäinen viestintä ja kanavat

Erityisesti nuorille ja ensimmäistä työpaikkaansa aloittaville on hyvä kuvata työpaikan pelisäännöt konkreettisesti. Myös kokeneelle työntekijälle on hyödyllistä kertoa, miten juuri tässä organisaatiossa toimitaan.

4. Työtehtävät, vastuut ja tavoitteet

 
Perehdytyksen keskeinen osa on työntekijän oman tehtävän kuvaus. Pelkkä tehtävänimike ei yleensä vielä kerro, mitä työntekijän odotetaan tekevän käytännössä.

Kuvaa ainakin:

• tärkeimmät työtehtävät
• vastuualueet
• työn tavoitteet
• työn priorisointi
• keskeiset työvaiheet
• työn laatuvaatimukset
• käytettävät järjestelmät
• yhteistyö muiden työntekijöiden ja yksiköiden kanssa
• keneltä saa apua
• miten työstä raportoidaan
• miten toimitaan poikkeustilanteissa.

Hyvä kysymys on perehdytyksen onnistumisen kannalta voikin olla: Mistä uusi työntekijä tietää, että hän on onnistunut työssään? Vastaus auttaa muuttamaan yleiset odotukset konkreettisiksi tavoitteiksi.

5. Työturvallisuus, työterveys ja ergonomia

 
Turvallisuus ei saa jäädä yleiselle tasolle. Perehdytyksessä on tärkeää käsitellä juuri kyseiseen työhön ja työympäristöön liittyvät riskit.

Aiheita voivat olla:

• työn vaarojen selvittäminen ja arviointi
• turvalliset työmenetelmät
• koneiden, laitteiden ja työvälineiden käyttö
• henkilönsuojaimet
• työvaatteet ja jalkineet
• ergonomiset työasennot
• tauotus ja palautuminen
• vaaratilanteissa toimiminen
• työterveyshuollon yhteystiedot

Työturvallisuuskeskuksen mukaan työnopastuksessa tulisi varmistaa myös se, että työntekijä osaa toimia häiriö- ja poikkeustilanteissa.

Työsuojelun toimintaohjelmassa perehdyttäminen ja työnopastus ovat osa työpaikan työsuojelutoimintaa.

6. Tietosuoja, tietoturva ja salassapito

 
Tietosuoja- ja tietoturvaohjeet kannattaa sisällyttää perehdytykseen riippumatta siitä, työskenteleekö henkilö toimistossa, asiakaspalvelussa, opetuksessa, tuotannossa tai etänä.

Käsiteltäviä asioita voivat olla:

• mitä asiakas- tai henkilötietoja työntekijä käsittelee
• missä tietoja saa säilyttää
• kenelle tietoja saa luovuttaa
• salasanojen ja tunnusten käyttö
• monivaiheinen tunnistautuminen
• työvälineiden lukitseminen
• sähköpostin ja pilvipalveluiden käyttö
• tietoturvapoikkeamista ilmoittaminen
• valokuvaus ja tallenteet
• sosiaalisen median käyttö
• salassapitovelvollisuus

Tässä kohdassa kannattaa käyttää konkreettisia esimerkkejä. Esimerkiksi:

Älä tallenna asiakastietoja omalle henkilökohtaiselle laitteellesi tai lähetä niitä henkilökohtaiseen sähköpostiin.

7. Perehdytyksen seuranta ja oppimisen varmistaminen

 
Perehdytys ei ole valmis silloin, kun ohjeet on annettu. On tärkeää varmistaa, että työntekijä on ymmärtänyt asiat ja osaa soveltaa niitä käytännössä.

Oppimista voidaan varmistaa esimerkiksi:

• keskustelemalla
• pyytämällä työntekijää näyttämään työvaiheen
• käyttämällä lyhyttä testiä tai kyselyä
• tekemällä työtehtävä yhdessä
• havainnoimalla työskentelyä
• tarkistamalla järjestelmien käyttö
• järjestämällä seurantakeskusteluja
• pyytämällä työntekijältä palautetta perehdytyksestä

Työturvallisuuskeskuksen tarkistuslistassa on erikseen sarakkeet sille, milloin asia on opastettu ja milloin sen osaaminen on tarkistettu. Tämä on hyödyllinen periaate myös omassa mallipohjassa.

Pelkkä allekirjoitus ei vielä osoita, että työntekijä hallitsee asian. Yksi tapa on esimerkiksi dokumentoida, milloin mitäkin perehdytystä on annettu ja miten osaamista on vahvistettu.

Perehdytys kannattaa jaksottaa

 
Kaikkia asioita ei tarvitse käydä läpi ensimmäisenä päivänä. Perehdytys voidaan jakaa esimerkiksi neljään vaiheeseen.

Jaksotus auttaa estämään tiedon ylikuormittumista. Samalla työntekijälle syntyy selkeä kuva siitä, mitä seuraavaksi tapahtuu.

Perehdytyssuunnitelman yksilöllinen muokkaaminen

 
Yksi yleinen perehdytyssuunnitelma ei välttämättä sovi kaikille. Suunnitelmaa voi mukauttaa esimerkiksi seuraavien tekijöiden mukaan:

• työtehtävä
• työsuhteen kesto
• aiempi kokemus
• koulutus
• kielitaito
• työympäristö
• työaika ja työvuorot
• etä- tai lähityö
• työn riskit
• työntekijän ikä ja erityiset tarpeet

Jos työntekijä työskentelee useissa toimipisteissä tai asiakkaan tiloissa, suunnitelmaan kannattaa lisätä erilliset ohjeet näihin ympäristöihin.

Yhden suunnitelman pohjan käyttäminen voi olla perusteltua. Tulee kuitenkin aina miettiä tarkkaan, miten paljon suunnitelmaa täytyy yksilöidä eri osastoille, rooleille tai yksittäisille työntekijöille. Tutustu oman organisaatiosi tilanteeseen ja sitä sitovaan sääntelyyn. 

Perehdytyssuunnitelman yleisimmät puutteet

 
Perehdytyssuunnitelma jää helposti vajaaksi, jos siinä:

• keskitytään vain ensimmäiseen työpäivään
• annetaan liikaa tietoa kerralla
• ei nimetä vastuuhenkilöä
• ei varata perehdyttämiseen aikaa
• ei kuvata turvallisuus- ja poikkeustilanteita
• oletetaan, että työntekijä kysyy kaikesta itse
• ei tarkisteta osaamista käytännössä
• ei päivitetä vanhentuneita ohjeita
• käytetään liian yleisiä ilmaisuja, kuten ”tutustu työpaikan käytäntöihin”