Opintojen etenemisen seuranta ja ongelmien tunnistaminen ajoissa on kriittistä oppilaitoksille. Ilman ajantasaista tietoa opiskelijoiden tilanteesta ohjaus perustuu helposti oletuksiin. Tämä korostuu erityisesti työelämässä tapahtuvassa oppimisessa, jossa opettajalla ei ole jatkuvaa näkyvyyttä arjen etenemiseen.
Oulun ammattikorkeakoulu (Oamk) hakee ratkaisua tähän haasteen hyödyntämällä Workseedin Data API -rajapintaa. Rajapinnan avulla Workseedin tietokannan sisältämää tietoa voidaan hyödyntää laajemmin tiedolla johtamiseen ja oppimisen seurantaan.
Oamk kehittää opintojen seurantaa Workseedin avulla
Oamkissa haluttiin tehostaa opintojen seurantaa ja kehittää tiedolla johtamista. Keskeisimmät haasteet liittyivät työelämäjaksoihin, opinnäytetöihin ja projektikursseihin.
Opettajalla on usein rajallinen tilannekuva pitkiin opintokokonaisuuksiin, jotka suoritetaan työpaikalla tai muuten hyvin itsenäisesti. Ilman ajantasaista tilannekuvaa haasteet havaitaan helposti vasta myöhäisessä vaiheessa. Ohjauksen vaikuttavuus heikkenee ja riskit opintojen viivästymiselle kasvavat.
Workseed on keskeinen tietojärjestelmä Oamkilla. Sillä hallitaan harjoitteluja, projektikursseja, opinnäytetöitä, urasuunnittelun ohjausta ja osaamisen tunnistamista. Järjestelmän kautta kertyy runsaasti tietoa erityisesti niistä opintokokonaisuuksista, jotka suoritetaan pitkälti itsenäisesti ja usein osana työelämää.
Luonnollinen tapa kehittää seurantaa oli ottaa tämä data tehokkaammin hyötykäyttöön. Workseedin Data API mahdollistaa tiedon viemisen analysoitavaksi tai visualisoitavaksi muissa järjestelmissä.
Workseedin Data API tuottaa tietoa päätöksentekoon
Oamk kehittää nyt aktiivisesti Workseedin tuottaman tiedon hyödyntämistä Data API:n avulla. Tiedolla johtamista kehitetään esimerkiksi seuraavilla osa-alueilla:
Läpinäkyvä pohja resurssien hallintaan. Keskeinen tapa käyttää Workseedin dataa on tehdä opettajien ohjaustyön laajuus ja kuormitus näkyväksi. Tällä tavalla on helpompi tunnistaa, kenellä on esimerkiksi mahdollisuus ottaa uusia ohjattavia vastuulleen. Tämä tukee sekä työn tasaisempaa jakautumista että ennakoivaa suunnittelua.
Selkeämmät työkalut harjoittelujen ja opinnäytetöiden seurantaan. Workseed tuottaa tietoa työelämässä oppimisesta ja itsenäisesti suoritettavista opintokokonaisuuksista. Rajapinnan avulla on mahdollista tuoda analysoitavaksi tietoa näiden opintojen etenemisestä. Opettajien on helpompi tunnistaa, missä vaiheessa opiskelijat ovat. Ongelmia ja viiveitä on mahdollista tunnistaa nopeammin ja niihin on helpompi puuttua ajoissa.
Raportoinnin sopeuttaminen eri tarpeisiin. Oamkissa on huomioitu, että eri koulutusaloilla on osin erilaiset käytänteet. Rajapinnan avulla Workseedin tuottamaa tietoa on helppo tuoda erilaisiin raportteihin, joita voidaan räätälöidä eri alojen ja osastojen tarpeen joustavasti.
Oamk hyödyntää integraation kautta saatavaa tietoa erityisesti Power BI -raportoinnissa. Selkeät ja nopeasti tulkittavat näkymät tarjoavat opettajille ja johdolle ajantasaisen kokonaiskuvan opintojen etenemisestä ja tukevat päätöksentekoa eri tasoilla.
Data API mahdollistaa monipuoliset integraatiot, raportoinnin ja sovellusten rakentamisen Workseedin tuottaman tiedon perusteella.
Käyttöönoton prosessi
Oamk on nyt ottanut Data API:n ensimmäisen version käyttöön. Käyttöönottoa on kuitenkin jo kuvailtu helpoksi ja tietosisällön hyödyntämiseen on saatu kattavasti tukea ja ohjeita.
Oamk on saanut hyvää tukea käyttöönottoon Workseediltä.
– Juha-Pekka Pihlajakoski, data-analytiikkapäällikkö
Aiemmin Oamk käsitteli paljon tietoa eri lähteistä. Tiedon vieminen Workseedistä on helpottanut tiedonhallintaa. Vanhoja prosesseja on tuotu samaan sovellukseen. Nyt Workseed tukee harjoitteluja, opinnäytetöitä, urasuunnittelun ohjausta ja osaamisen tunnistamista.
Workseedin monipuolinen käyttö Oamkissa on mahdollistanut luopumisen jopa neljästä aiemmin käytössä olleesta tietojärjestelmästä. Tämä yksinkertaistaa kokonaisarkkitehtuuria ja vähentää päällekkäistä työtä.
Workseed korvaa jopa neljä muuta tietojärjestelmää.
Tietoa hyödynnetään Oamkissa laajasti eri tasoilla. Opettajat ja johto saavat reaaliaikaista tietoa. Raportointi on läpinäkyvää, jonka myötä opettajat ja johto saavat reaaliaikaista tietoa toiminnan suunnittelua varten.
Workseedin Data API saatavilla kaikille asiakkaille
Workseedin Data API on erillinen lisäosa, joka mahdollistaa monipuoliset integraatiot, raportoinnit (esim. Power BI) ja sovellusten rakentamisen Workseedin tietoon pohjautuen. Se on nyt kaikkien asiakkaiden hankittavissa.
Rajapinta mahdollistaa esimerkiksi:
- alustalle laaditun sisällön viennin
- oppijoiden suoritusten ja arviointien viennin
- oppijoiden työaikakirjausten viennin (sote-alat)
Jos haluat tietää, miten oma oppilaitoksesi voi hyötyä rajapinnasta tai olet kiinnostunut tyypillisistä rajapinnan käyttötapauksista, voit varata demon asiantuntijoidemme kanssa täällä.
Jos oppimisen digitaalinen hallinta herättää kysymyksiä, voit myös ladata suositun ostajan oppaamme täällä. Opas kertoo, mitä tulee ottaa huomioon, kun valitset uutta työkalua käyttäjien tarpeiden perusteella.
